Prosedur Berkala Audit Surveillance (Pemantauan Tahunan)
Prosedur Berkala Audit Surveillance (Pemantauan Tahunan)
Sertifikat sistem manajemen yang diterbitkan oleh Sertifikasi Original Indonesia (SOI) memiliki masa berlaku selama 3 tahun. Namun, untuk menjaga agar status sertifikat tersebut tetap Aktif & Valid, organisasi klien diwajibkan untuk menempuh proses **Audit Surveillance (Surveilan)** berkala setiap tahunnya.
Tujuan utama dari audit surveilan bukanlah untuk mencari kesalahan baru, melainkan untuk memverifikasi secara objektif bahwa organisasi Anda tetap konsisten memelihara, menjalankan, dan mengembangkan Sistem Manajemen (baik Mutu, K3, maupun Keamanan Pangan) sesuai standar acuan regulasi internasional.
Aturan Penting Tenggat Waktu (Due Date)
Berdasarkan aturan akreditasi global, **Surveillance Pertama (Surveilan 1)** wajib dilaksanakan maksimal **12 bulan** terhitung sejak tanggal keputusan audit sertifikasi awal (Initial Assessment). Sementara **Surveillance Kedua (Surveilan 2)** dilaksanakan 12 bulan berikutnya setelah Surveilan 1.
Fokus Ruang Lingkup Pemeriksaan Surveilan
Berbeda dengan audit awal yang memeriksa seluruh klausul secara total, sampling audit pada tahap surveillance difokuskan pada area-area kritis performa internal korporasi, meliputi:
Penanganan Keluhan Klien
Meninjau bagaimana efektivitas organisasi Anda dalam merespons dan menyelesaikan keluhan atau komplain dari pelanggan.
Evaluasi Audit Internal
Memastikan program audit internal dan rapat tinjauan manajemen tetap dieksekusi terjadwal secara mandiri.
Tindakan Korektif (CAPA)
Memeriksa penutupan temuan ketidaksesuaian (*Non-Conformity*) yang barangkali ada pada pelaksanaan audit tahun sebelumnya.
Peningkatan Berkelanjutan
Mengevaluasi pencapaian sasaran mutu baru dan area perubahan makro pada operasional bisnis perusahaan.
Konsekuensi Keterlambatan Pelaksanaan
SOI akan mengirimkan surat pemberitahuan formal mengenai jadwal jatuh tempo pelaksanaan surveillance kepada perwakilan manajemen organisasi Anda 3 bulan sebelum masa tenggat berakhir.
Apabila organisasi klien tidak melaksanakan audit surveillance melampaui batas toleransi waktu yang telah ditentukan, sistem di SOI secara otomatis akan memberlakukan **Pembekuan Status Sertifikat (Suspension)**, yang berarti hak penggunaan logo sertifikasi pada kop surat maupun media promosi dicabut sementara demi hukum hingga dilakukan audit pemulihan khusus.
"Jika status pembekuan (suspension) diabaikan dan organisasi tetap tidak melakukan pemenuhan kewajiban surveillance hingga waktu 6 bulan berlalu, maka SOI berhak melakukan pencabutan sertifikat secara permanen (*Withdrawal*)."