Prosedur Pengajuan Permohonan Sertifikasi Baru (Initial Assessment)
Prosedur Pengajuan Permohonan Sertifikasi Baru (Initial Assessment)
Prosedur Permohonan Baru dilakukan bagi organisasi atau perusahaan yang belum pernah mensertifikasikan sistem manajemennya ke Sertifikasi Original Indonesia (SOI), atau bagi entitas yang masa berlaku sertifikat sebelumnya dari lembaga lain telah kedaluwarsa sepenuhnya.
Tahapan ini merupakan fondasi vital yang menentukan keakuratan perhitungan mandays (jumlah hari kerja audit) serta penentuan kompetensi tim auditor yang akan ditugaskan agar sesuai dengan bidang industri (NACE Code) organisasi Anda.
Persyaratan Dokumen Permohonan Baru
Sebelum mengisi formulir pendaftaran resmi, pastikan pemohon telah menyiapkan kelengkapan berkas legalitas dan administratif pendukung berikut dalam bentuk salinan digital (PDF):
| No | Kategori Berkas | Jenis Dokumen Wajib |
|---|---|---|
| 1 | Legalitas Perusahaan | NIB (Nomor Induk Berusaha), Akta Pendirian Perusahaan beserta SK Kemenkumham, NPWP Badan, serta Izin Operasional Khusus (bila dipersyaratkan industri). |
| 2 | Profil Operasional | Struktur organisasi perusahaan, peta lokasi kantor/pabrik/dapur, gambaran umum proses bisnis, serta rincian jumlah personel tetap dan tidak tetap. |
| 3 | Kesiapan Sistem | Manual sistem manajemen (Mutu/K3/Keamanan Pangan), daftar prosedur/SOP utama, serta bukti pelaksanaan Audit Internal dan Tinjauan Manajemen minimal 1 kali pelaksanaan. |
Tahapan Pemrosesan Permohonan
Setelah formulir dan dokumen di atas diserahkan kepada tim administrasi SOI, aplikasi permohonan baru Anda akan melalui tiga langkah verifikasi internal:
Tinjauan Kecukupan Informasi
Fungsi Peninjau Aplikasi SOI akan memeriksa kejelasan ruang lingkup sertifikasi yang diminta agar tidak terjadi kerancuan batas operasional yang diaudit (misalnya pemisahan area dapur katering komersial dengan gudang distribusi logistik pada program MBG).
Kalkulasi Mandays & Sumber Daya
Penghitungan alokasi waktu pelaksanaan audit mengacu secara ketat pada regulasi baku internasional (seperti IAF MD 5 untuk standar ISO). Langkah ini memastikan durasi audit yang adil dan transparan bagi organisasi klien.
Penerbitan Kajian Kontrak Resmi
Apabila kapasitas teknis dan kecukupan ruang lingkup telah dinyatakan sesuai, SOI akan mengirimkan proposal biaya investasi resmi serta kesepakatan kontrak kerja sama bersertifikat untuk ditandatangani kedua belah pihak.
"Jika dalam proses peninjauan awal ditemukan bahwa ruang lingkup sertifikasi yang diajukan berada di luar kompetensi teknis akreditasi SOI, kami berkewajiban menolak permohonan tersebut demi hukum secara terbuka demi menjunjung tinggi asas kepatuhan etika lembaga."
Persetujuan terhadap aplikasi permohonan baru ini menandakan kesiapan organisasi Anda untuk melangkah ke tahap krusial berikutnya dalam siklus sertifikasi, yakni **Audit Tahap 1 (Audit Kecukupan Dokumentasi)**.